Eerstelijns klantcontact
Je eerste lijn, goed beantwoord.
Linedesk365 sorteert je klantmail, zet concepten klaar voor terugkerende vragen en houdt gevoelige vragen apart. Jij keurt elk antwoord goed. Zo houdt je team tijd over voor wat een mens nodig heeft: bellen, de winkel, de lastige vragen.
Ik ben ziek geworden van de worst
Klacht, urgentBovenaan, naar medewerker
Zitten er noten in de gehaktballen?
AllergenenEscalatie, feit open voor medewerker
Waar blijft mijn bestelling?
BestellingConcept klaar
Kan ik mijn bezorgdag wijzigen?
BezorgingConcept klaar
De eerste lijn is waar alles binnenkomt
Klantenservice is de eerste lijn van je bedrijf. Daar maken klanten direct contact, en daar komt alle klantinformatie binnen die de rest van je proces nodig heeft: bestellingen, klachten, vragen over je producten.
In een drukke mailbox gaat die informatie verloren tussen dezelfde vragen die elke dag terugkomen. Waar is mijn bestelling. Wanneer wordt er bezorgd. Kan ik nog iets wijzigen. Je team beantwoordt ze allemaal met de hand, en de mail die echt aandacht nodig heeft, wacht.
Zo ziet het eruit
In de lijst staat bij elke mail het onderwerp. Naast de geopende mail staat een voorgesteld antwoord, dat een medewerker leest, aanpast en zelf verstuurt.
In de demo kies je zelf hoe het postvak eruitziet. Er zijn drie indelingen, met dezelfde mails en dezelfde functies: neem de indeling die lijkt op het mailprogramma dat je team al kent.
Classic
Een werkbalk bovenin en een leesvenster naast de lijst, zoals in veel zakelijke mailprogramma's.
Stream
De lijst is het hoofdscherm, met één regel per mail. Een geopende mail vult het scherm, zoals in veel webmail.
Standard
De eigen indeling van Linedesk365: lijst, mail en klantgegevens naast elkaar, met de acties direct bij elke mail in de lijst.
Hoe het werkt
Linedesk365 werkt in je eigen mailbox en doet het voorwerk. Versturen doet een mens.
Elke binnenkomende klantmail krijgt automatisch een prioriteit en wordt waar mogelijk ingedeeld op onderwerp.
Urgente klachten, zoals bedorven producten of een verkeerde levering, komen bovenaan de wachtrij.
Voor gewone vragen staat een conceptantwoord klaar, met de bestelgegevens uit WooCommerce ernaast.
Een medewerker leest het concept, past het aan waar nodig en verstuurt het zelf via je eigen mailserver.
Veilig omdat het niet zelf beslist
De veiligheid zit niet in een schakelaar die je aan of uit zet. Hij zit in vaste regels die in de software zijn ingebouwd en bij elke nieuwe versie opnieuw worden getest.
Geen antwoord aan een klant gaat de deur uit zonder dat een mens het goedkeurt.
Vragen over voedselveiligheid, allergenen, betalingen of persoonsgegevens worden als escalatie apart gezet voor een medewerker. Er komt een conceptvoorstel bij, dat je medewerker controleert, aanvult en zelf verstuurt.
Bedragen en bestelgegevens komen alleen-lezen uit je webshop, niet uit de AI.
Voor elke nieuwe versie draait een vaste veiligheidstest van 99 vragen. Gaat er één allergeen-, betaal- of privacyvraag de verkeerde kant op, dan gaat die versie niet live.
In de praktijk
The Meat Boys gebruikt Linedesk365 voor de dagelijkse klantmail. Elke klantmail krijgt een prioriteit en waar mogelijk een onderwerp, gewone vragen krijgen een concept, en de medewerkers beslissen wat er verstuurd wordt.
Wat je zelf blijft doen
Je team blijft de stem van je bedrijf. Elk antwoord gaat langs een medewerker, die het kan aanpassen of weggooien.
Wat verdwijnt, is het overtypen. Wat overblijft, is tijd voor het werk waar een mens het verschil maakt: de klant die belt, de klant in de winkel, de klacht die een gesprek nodig heeft.
Veelgestelde vragen
Verstuurt Linedesk365 zelf antwoorden?
Nee. Automatisch versturen staat uit, en voor voedselveiligheid, betalingen en privacy kan het ook niet aan. Een medewerker verstuurt elk antwoord.
Werkt het met mijn eigen mailbox?
Ja. Het werkt met je bestaande mailbox via IMAP, en antwoorden gaan via je eigen mailserver. Een koppeling met Microsoft 365 of Outlook is er nog niet.
Wordt er een AI-model op mijn klantgegevens getraind?
Wij trainen geen eigen AI-model op je gegevens. Het systeem gebruikt eerdere antwoorden van je team als voorbeeld, nadat namen en contactgegevens zijn gemaskeerd. Onze AI-leverancier gebruikt gegevens die via de API binnenkomen volgens zijn voorwaarden niet voor training.
Waar staan mijn gegevens?
De applicatie en de database draaien in de EU, in Frankfurt. Voor het opstellen van concepten gaan gemaskeerde tekst en, bij gewone vragen, foto's die de klant meestuurt naar onze AI-leverancier Anthropic in de Verenigde Staten, onder EU-modelcontractbepalingen.
Benieuwd wat dit voor jouw klantmail betekent?
In een half uur laten we zien hoe het werkt, met jouw vragen als uitgangspunt.